Asistente Administrativa

Publicado hace 4 semanas

Importante empresa de servicios de limpieza de buques cargueros requiere incorporar a su equipo a ASISTENTE ADMINISTRATIVA con base en la ciudad de Quillota, para dar eficaz soporte operativo y logístico al funcionamiento de la empresa.

La (el) profesional debe ejecutar las actividades administrativas que ayuden al correcto funcionamiento de la empresa, como gestionar el control de documentos del proceso de Recursos Humanos, coordinar los servicios de los vehículos de la empresa, emitir oportunamente los documentos necesarios para la postulación, movilización y embarco del personal en cada una de las naves, asignar los recursos necesarios para la operación del personal asignado en cada nave y coordinar los temas administrativos del área de Operaciones.

Principales responsabilidades:

– Apoyar directamente al Jefe de Operaciones en todos los trámites administrativos que se requieran.

– Mantener actualizada la información de la Planilla Características de Buques.

– Realizar la nominación del personal por nave y enviar oportunamente los documentos correspondientes.

– Organizar y enviar oportunamente por correo electrónico la documentación necesaria para la navegación de tripulantes.

– Organizar y enviar oportunamente por correo electrónico la solicitud de ingreso de personal a puertos, en los formatos respectivos.

– Mantener actualizados los documentos de la carpeta personal de los trabajadores: contratos de trabajo, liquidaciones de sueldos, vacaciones, licencias médicas y cualquier otro documento derivado de la relación laboral.

– Mantener actualizados los permisos de embarco de todo el personal.

– Organizar y realizar la compra de los pasajes terrestres o aéreos para la movilización del personal.

– Organizar y realizar las reservas de hoteles para el personal operativo que requiera pernoctar fuera de la ciudad.

– Gestionar ante el Jefe Administrativo, la solicitud de fondos por rendir para personal en terreno.

– Coordinar ante el Jefe Administrativo la emisión de guías de despacho con los materiales y equipos necesarios para la atención del buque asignado.

– Controlar la entrega y carga de saldo de las tarjetas electrónicas de carga de combustible.

– Tramitar y enviar oportunamente los permisos colectivos (salvoconductos) del personal de la empresa.

– Planificar y controlar la compra de suministros e insumos de materiales de oficina, cafetería y limpieza.

– Gestionar los temas relacionados a servicios de la flota de vehículos: Revisiones técnicas y mantenciones en general (de acuerdo con el plan de mantenciones), pagos de seguros, actualización de documentos, pagos de TAG, etc.

Requisitos mínimos para postular:

– Deseable contar con título técnico de nivel medio o superior en Administración, Contabilidad o carreras similares.

– Conocimientos en Administración de Empresas.

– Manejo de herramientas Office (Excel, Office, Word).

– Manejo de internet y correo electrónico.

– Manejo de sistemas ERP.

– Lugar de residencia en Quillota o zonas aledañas.

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